Документация Сотбит: SRM. Смарт-процесс Закупки. Для закупщика
Для закупщика
Смарт-процесс Закупки используется для полной работы с закупками товаров. В нём происходит создание заявки на закупку, сбор и обработка предложений от поставщиков, согласование условий и выбор победителя.
Смарт-процесс представлен канбан-доской с колонками и карточками, которые помогает вести закупку. Карточки представляют собой элементы закупки, а колонки — это этапы работы, в рамках решения они называются стадии.
Переход к смарт-процессу осуществляется по пути: Sotbit.SRM > Закупки.
Стадии смарт-процесса Закупки
|
Название
|
Описание
|
|
Новая закупка
|
На стадии происходит создание новой заявки на закупку.
|
|
Согласование закупки
|
На стадии происходит процесс согласования закупки ответственными за согласование.
|
|
Отправка запроса поставщикам
|
На стадии происходит отправка выбранным поставщикам приглашения об участии в закупке.
|
|
Рассмотрение предложений
|
На стадии происходит рассмотрение предложений поставщиков.
|
|
Повторные торги
|
На стадии происходит отправка выбранным поставщикам приглашения об участии в повторных торгах по закупке.
|
|
Согласование итогов
|
На стадии происходит процесс согласования выбранных поставщиков.
|
|
Отправка итогов поставщикам
|
На стадии происходит отправка поставщикам итогов по закупке.
|
|
Успех
|
На стадии происходит создание элементов смарт-процесса Договоры для победивших в закупке поставщиков.
|
|
Провал
|
На стадию перемещаются несостоявшиеся закупки.
|
Поля смарт-процесса Закупки
|
Название
|
Стадия, на которой заполнение поля обязательно
|
Описание
|
|
Название закупки
|
Новая закупка
|
Текстовое наименование элемента закупки.
|
|
Ответственный
|
Новая закупка
|
Выбор сотрудника, ответственного за ведение закупки.
|
|
Реквизиты вашей компании
|
Согласование закупки
|
Выбор компании закупщика.
|
|
Дата начала подачи заявок
|
Согласование закупки
|
Дата, после которой поставщикам будет доступна подача предложений по закупке.
|
|
Дата окончания подачи заявок
|
Согласование закупки
|
Дата, до которой поставщикам будет доступна подача предложений по закупке.
|
|
Форма проведения
|
Согласование закупки
|
Выбор способа приглашения поставщиков к участию в закупке.
|
|
Согласующие
|
Согласование закупки
|
Список сотрудников компании закупщика, которые участвуют в согласовании закупки и имеет возможность ее отклонить.
|
|
Сегменты поставщиков
|
Согласование закупки
|
Выбор сферы деятельности поставщиков, которые будут участвовать в закупке.
Настройка сферы деятельности происходит по пути: CRM > Настройка > Настройки CRM > С чего начать > Справочники > Сфера деятельности.
|
|
Возможность отмены предложения
|
Отправка запроса поставщикам
|
Параметр отвечает за возможность поставщику после подачи своего предложения отменить его.
|
|
Ответственный за договор
|
Успех
|
Выбор сотрудника, который будет назначен ответственным за элемент смарт-процесса Договоры.
|
|
Дата окончания повторных переговоров
|
-
|
Дата, после которой поставщикам не будет доступна подача предложений по закупке после этапа повторных переговоров.
|
|
Условия оплаты
|
-
|
Дополнительная информацию о закупке об условиях оплаты.
|
|
Документы по закупке
|
-
|
Дополнительная информацию о документах по закупке.
|
|
Условия поставки
|
-
|
Дополнительная информацию об условиях поставки.
|
|
Адрес поставки
|
-
|
Дополнительная информацию об адресе поставки.
|
|
Закупка согласована
|
Отправка запроса поставщикам
|
Статус согласования закупки.
По умолчанию поле не заполнено. Статус устанавливается автоматически после успешного согласования закупки согласующими.
|
|
Поставщики согласованы
|
Отправка итогов поставщикам
|
Статус согласования поставщиков.
По умолчанию поле не заполнено. Статус устанавливается автоматически после успешного согласования поставщиков согласующими.
|
На каждой стадии есть обязательные для заполнения поля. При попытке перемещения элемента закупки без заполнения обязательных полей будет выведено информационное окно с напоминанием об обязательности их заполнения.
Создание закупки
На стадии Новая закупка инициируется процесс создания заявки на закупку товаров или услуг.
Для создания заявки на закупку необходимо:
-
Нажать кнопку Создать;
-
Заполнить название и параметры закупки;
-
Выбрать реквизиты компании закупщика;
-
Выбрать товары или услуги для закупки;
-
Нажать кнопку Сохранить.
После того как элемент закупки был создан его можно перемещать между стадиями. Для перемещения элемента на стадию необходимо захватить элемент мышкой и переместить в другую колонку.
При успешном прохождении всех стадий элемент закупки необходимо переместить на стадию Успех для автоматического создания договора с поставщиком в смарт-процессе Договоры.
Согласование закупки
При перемещении элемента Закупки на стадию Согласование закупки запускается бизнес-процесс согласования закупки.
Согласование закупки происходит по пути Администрирование > Бизнес-процессы > Процессы.
Для согласования Закупки без замечаний необходимо:
-
Нажать кнопку Приступить.
-
Ознакомится с закупкой и нажать Утвердить
Зачастую может сложится ситуация, когда необходимо внести правки в закупку. С этой целью сотрудник, согласующий закупку может запросить изменения в закупке, после чего Утвердить ее или Отклонить.
Для согласования Закупки с замечаниями необходимо:
-
Нажать кнопку Приступить;
-
Ознакомится с закупкой;
-
Указать замечания по закупке;
-
Нажать кнопку Отклонить;После данных действий ответственному по закупке будет направлено уведомление о необходимости внесения правок в закупку. После исправления замечаний ответственный должен внести информацию о том, какие изменения были внесены.
-
Рассмотреть закупку с внесенными изменениями;
-
Нажать кнопку Утвердить.
Согласование итогов
Рассмотрение поданных предложений поставщиков происходит в компоненте srm.procurement.summary. Для открытия компонента необходимо в элементе смарт-процесса Закупки кликнуть на вкладку Решение по закупке.
В компоненте представлена сводная таблица со всеми предложениями поставщиков с возможностью выбора поставщиков для согласования или для повторных торгов.
После отправки поставщиков на согласование все невыбранные поставщики исключаются из текущей закупки. Закупка будет перемещена на стадию, указанною в общих настройках модуля.
Для отправки поставщиков на согласования необходимо:
-
Выбрать в таблице поставщиков;
-
Нажать на кнопку Отправить на согласование.
Для отправки поставщиков на Повторные торги:
-
Выбрать в таблице поставщиков;
-
Нажать на кнопку Повторные торги.
Согласование поставщиков
При перемещении элемента Закупки на стадию Согласование итогов запускается бизнес-процесс согласования поставщиков.
Согласование поставщиков происходит по пути Администрирование > Бизнес-процессы > Процессы.
Для согласования поставщиков без замечаний необходимо:
-
Нажать кнопку Приступить;
-
Ознакомится с выбранными поставщиками и нажать Утвердить;
Для внесения правок в выбор поставщиков сотрудник, согласующий поставщиков, может запросить изменения, после чего Утвердить выбор или Отклонить.
Для согласования поставщиков с замечаниями необходимо:
-
Нажать кнопку Приступить;
-
Ознакомится с выбранными поставщиками;
-
Указать замечания по выбранным поставщикам;
-
Нажать кнопку Отклонить;После данных действий ответственному по закупке будет направлено уведомление о необходимости внесения правок в выбор поставщиков. После исправления замечаний ответственный должен внести информацию о том, какие изменения были внесены.
-
Рассмотреть поставщиков с внесенными исправлениями;
-
Нажать кнопку Утвердить.
Вступайте в сообщество Сотбит!
Задавайте вопросы, делитесь опытом и находите ответы вместе с другими участниками.
Свяжитесь с нами
Заполните простую форму, чтобы обсудить ваш проект