Как выстроить управление закупками: ключевые аспекты и подходы

Что такое управление закупками и зачем оно компании

Управление закупками представляет собой системный подход, направленный на обеспечение компании необходимыми ресурсами — от сырья и материалов до готовых изделий и услуг. 

Этот процесс охватывает целый спектр задач: планирование, анализ потребностей, взаимодействие с поставщиками, контроль исполнения заказов и оценку эффективности работы всей системы снабжения.

Качественно выстроенное закупочное управление позволяет бизнесу минимизировать расходы, сокращать издержки и увеличивать рентабельность за счет продуманного и своевременного планирования. 

Компании, эффективно организовавшие закупочное управление, получают не только финансовые, но и стратегические преимущества перед конкурентами, такие как стабильность поставок, выгодные условия закупок и снижение зависимости от отдельных контрагентов.

Эффективное управление — это не просто «купить дешевле», а выстроить прозрачный, прогнозируемый и управляемый процесс, охватывающий все этапы — от заявки до анализа эффективности. Именно поэтому крупные предприятия всё чаще отказываются от ручного подхода в пользу цифровых решений.

Мы в Сотбит уже более 10 лет занимаемся автоматизацией B2B-процессов и хорошо понимаем, с какими трудностями сталкиваются закупочные отделы. 

На основе этого опыта мы разработали Сотбит: SRM — систему управления закупками на базе Битрикс24, которая помогает компаниям выстроить надежную, прозрачную и стратегически управляемую модель снабжения.

В этом материале мы поделимся подходами к закупочному управлению, расскажем о стратегиях, ролях, рисках и ключевых показателях эффективности, а также покажем, как цифровизация помогает на практике.

1. Виды стратегий управления закупками

В современном бизнесе существуют различные подходы к организации закупочной деятельности. Каждая стратегия подбирается индивидуально, исходя из масштаба компании, специфики бизнеса, требований рынка и внутренних ресурсов.

Централизованная стратегия закупок

При централизованном подходе закупочная деятельность управляется из единого центра, что обеспечивает полный контроль над процессом, позволяет оптимизировать расходы за счет больших объемов закупок и единых стандартов взаимодействия с поставщиками. Такая стратегия идеально подходит крупным компаниям с широкой филиальной сетью или холдинговой структурой.

Децентрализованная стратегия закупок

При таком подходе каждое подразделение или филиал компании осуществляет закупки самостоятельно. Это дает большую гибкость и скорость реагирования на изменения спроса и специфические потребности локальных рынков, но при этом требует более высокого уровня координации и контроля для предотвращения дублирования закупок и неоптимальных расходов.

Стратегия Just-in-Time (JIT)

Эта стратегия предполагает минимизацию запасов и точное планирование поставок под текущие потребности производства. Главная задача — максимально сократить складские запасы и затраты на хранение. JIT особенно эффективна в производственных компаниях, работающих с высокой степенью прогнозируемости спроса и надежными поставщиками.

Стратегия управления запасами (Inventory Management)

Подход предполагает активный контроль складских запасов и их оптимизацию. Закупочное управление при этой стратегии направлено на поддержание идеального баланса между уровнем запасов и производственными потребностями, предотвращение излишков и дефицита. Подходит компаниям с широким ассортиментом продукции и значительными складскими мощностями.

Стратегия управления рисками в закупках (Risk Management)

Основная цель этой стратегии — минимизация рисков, связанных с поставщиками и изменениями рынка. Включает диверсификацию поставщиков, страхование рисков и регулярный мониторинг надежности партнеров. Особенно актуальна в условиях нестабильного рынка и высокой конкуренции.

2. Роли и ответственность сотрудников в процессе управления закупками

Эффективное управление закупками на предприятии требует четкого распределения ролей и задач между сотрудниками компании:

• Менеджер по закупкам — отвечает за общий процесс планирования и реализации закупок, ведет переговоры с поставщиками и контролирует исполнение условий договоров.

• Категорийный менеджер — занимается управлением отдельной категорией товаров или услуг, проводит мониторинг рынка и формирует стратегию развития категории.

• Юридический отдел — обеспечивает юридическую поддержку закупочной деятельности, проверяет и согласует договоры, минимизирует риски.

• Финансовый отдел — отвечает за бюджетирование закупок, контроль расходов и своевременность оплаты.
  Отдел контроля качества — принимает и контролирует качество закупаемых товаров, оценивает соответствие поставок требованиям компании.

Четко прописанные роли повышают прозрачность, снижают риск ошибок и делают процесс закупок максимально управляемым и эффективным.

3. Управление рисками в закупках

Закупочная деятельность сопряжена с рядом рисков, грамотное управление которыми позволяет значительно снизить потенциальные убытки и предотвратить сбои:

• Риск ненадежного поставщика. Возникает из-за сбоев в работе поставщиков (задержки поставок, некачественная продукция). Снижается за счет диверсификации и регулярной квалификации поставщиков.

• Ценовой риск. Колебания цен на рынке могут серьезно повлиять на бюджет компании. Управляется за счет долгосрочных договоров с фиксированными ценами и регулярного мониторинга рынка.

• Логистический риск. Связан с задержками и проблемами доставки. Минимизируется за счет планирования и использования проверенных логистических партнеров.

• Финансовый риск. Невыполнение финансовых обязательств поставщиками или проблемы с оплатой. Снижается с помощью страхования и проверки финансовой стабильности контрагентов.

Регулярная оценка и управление рисками делают процесс закупок прогнозируемым и устойчивым даже в условиях кризиса и неопределенности.

4. Ключевые показатели эффективности (KPI) в закупочном управлении

Для оценки эффективности и контроля процесса закупок используются следующие основные KPI:

• Средний цикл закупки (Purchase Cycle Time). Период от подачи заявки до получения товара. Оптимальное значение минимизирует задержки в производстве.

• Процент своевременно выполненных поставок (On-Time Delivery). Доля поставок, выполненных в оговоренные сроки. Высокий процент свидетельствует о надежности поставщиков и эффективном контроле закупок.

• Уровень дефектов и рекламаций от поставщиков (Supplier Defect Rate). Процент товаров, не соответствующих качественным требованиям. Низкий показатель отражает тщательный контроль качества и правильный выбор поставщиков.

• Оборачиваемость складских запасов (Inventory Turnover). Частота замены запасов на складе. Высокая оборачиваемость указывает на эффективное управление запасами и минимизацию складских расходов.

• Экономия при закупках (Procurement Savings). Сумма, сэкономленная за счет более выгодных условий закупок. Этот показатель напрямую отражает эффективность работы закупочного отдела.

Регулярный мониторинг и анализ этих показателей помогает оперативно выявлять проблемы и корректировать закупочную стратегию компании.

5. Нормативное регулирование закупочной деятельности

Закупочная деятельность регулируется различными нормативными актами, которые компания обязана соблюдать для минимизации рисков юридических и финансовых санкций:

• Коммерческие закупки. Регулируются гражданским законодательством и внутренними нормативами компании (регламенты, положения о закупках).

• Государственные закупки и закупки госкомпаний. В РФ регулируются 44-ФЗ («О контрактной системе») и 223-ФЗ («О закупках отдельных видов юридических лиц»). Эти законы строго регламентируют процедуры проведения закупок, требования к документации и порядок заключения договоров.

• Антимонопольное регулирование. Важно учитывать требования антимонопольного законодательства, которые регулируют конкуренцию и прозрачность процедур закупок.

Соблюдение нормативных требований не только защищает компанию от штрафов и санкций, но и повышает прозрачность и доверие со стороны поставщиков и рынка.

6. Почему традиционные подходы к закупочному управлению устарели?

Несмотря на активное развитие технологий, многие компании до сих пор применяют устаревшие методы и процессы в управлении закупками: таблицы Excel, бумажные заявки, неформализованные коммуникации через e-mail и мессенджеры. Такие подходы формируют целый ряд проблем, негативно влияющих на эффективность бизнеса:

• Разрозненные данные и отсутствие централизованного контроля. Информация о заказах, поставщиках и бюджете часто хранится в разных источниках, что создает хаос, ошибки и риски утраты данных.

• Низкая скорость согласования. Согласование заявок и договоров занимает слишком много времени из-за ручных процессов и отсутствия прозрачных маршрутов согласований.

• Ошибки, дубли и пересортица. Из-за отсутствия автоматических проверок заявки могут дублироваться, а поставки — не соответствовать спецификациям.

• Отсутствие прозрачности в работе с поставщиками. Не ведется история взаимодействий, сложно оценить, насколько контрагент надежен, как он выполнял обязательства в прошлом.

• Срыв сроков и остановки производства. Ручные процессы закупок не позволяют гибко реагировать на изменения, что может привести к задержкам поставок и срывам в производственном цикле.

• Потеря экономических выгод. Без автоматического сопоставления условий поставщиков невозможно оценить, действительно ли закупка выгодна. А отсутствие конкуренции ведет к завышенным ценам.

Все эти минусы делают традиционные модели закупок неэффективными и дорогостоящими в условиях современной экономики. Именно поэтому крупные предприятия переходят на автоматизированные системы управления закупками, такие как Сотбит: SRM.

Сотбит: SRM — цифровая система, которая меняет подход к закупкам

Сотбит: SRM – это комплексная автоматизированная система управления закупками на базе корпоративного портала Битрикс24, предназначенная для эффективного управления всеми аспектами закупочной деятельности компании. 

Решение охватывает все процессы, начиная от планирования потребностей и проведения тендеров до контроля договорных обязательств, поставок и формирования аналитической отчетности.

Система разработана специально для того, чтобы предприятия могли перейти от традиционного ручного управления закупками к современным, прозрачным и эффективным цифровым процессам.

Ключевой функционал Сотбит: SRM

1. Централизованное рабочее пространство

Система предоставляет единый интерфейс (личный кабинет закупщика), в котором сотрудник компании имеет доступ ко всем необходимым данным и инструментам управления закупками:

• Создание и мониторинг заявок на закупку.

• Настройка ролей и маршрутов согласования.

• Автоматическое уведомление участников закупочного процесса.

Это позволяет ускорить коммуникации, сократить время на согласования и исключить ошибки, возникающие при ручной передаче данных.

2. Управление каталогом товаров, работ и услуг (ТРУ)

Сотбит: SRM содержит централизованный и управляемый каталог всех закупаемых позиций. В рамках модуля происходит:

• Создание и обновление карточек ТРУ.

• Централизация и классификация данных.

• Контроль актуальности и предотвращение дублирования информации.

Таким образом, исключаются ошибки на этапе планирования и закупок, а также повышается точность и прозрачность закупочной деятельности.

3. Закупочные процедуры и конкурентные торги

Автоматизированная система позволяет полностью организовать проведение закупок:

• Создание закупочной процедуры с четкими сроками и условиями.

• Проведение торгов, включая отправку приглашений, сбор предложений и переторжки.

• Формирование конкурентного листа для простого сравнения предложений поставщиков.

• Назначение и работа тендерного комитета для принятия решений.

Это существенно снижает время на проведение закупок, делает процесс конкурентным и позволяет получать наиболее выгодные условия.

4. Управление договорами с поставщиками

Сотбит: SRM автоматизирует процесс работы с договорами:

• Генерация стандартных документов по шаблонам.

• Автоматическое заполнение договорных данных.

• Согласование договоров с поставщиками и внутри компании.

• Хранение и быстрый доступ к договорам и их статусам.

Это позволяет юридическим и закупочным подразделениям оперативно контролировать исполнение условий и своевременно реагировать на любые изменения и отклонения.

5. Операционное управление закупками и заказами

Модуль оперативного управления заказами (P2P) позволяет:

• Оформлять и отслеживать заказы поставщикам.

• Контролировать сроки и статусы исполнения заказов.

• Управлять приемкой товаров и услуг.

Это обеспечивает полную прозрачность и своевременное выявление возможных проблем, связанных с закупками и исполнением обязательств.

6. Управление взаимоотношениями с поставщиками (Supplier Relationship Management)

Система включает в себя реестр поставщиков, содержащий всю необходимую информацию:

• История сотрудничества с поставщиком.

• Условия договоров и заказы.

• Сегментация и классификация контрагентов.

Благодаря этому модулю компания получает возможность анализировать и развивать отношения с поставщиками, минимизировать риски и строить долгосрочные, надежные партнерства.

7. Аналитика и отчетность (BI-конструктор)

BI-конструктор позволяет на основе данных формировать наглядные аналитические отчеты и панели управления, которые дают возможность:

• Оценивать эффективность закупок и работы поставщиков.

• Контролировать исполнение бюджетов и лимитов.

• Анализировать динамику затрат, сроков и других ключевых показателей.

Таким образом, руководство компании получает возможность быстро принимать обоснованные решения, основанные на актуальных и точных данных.

Интеграция Сотбит: SRM с 1С и другими системами

Особое внимание в автоматизированной системе управления закупками уделяется интеграции с существующими системами компании:

• Глубокая интеграция с 1С обеспечивает корректный и быстрый обмен данными.

• Возможна интеграция с системами ЭДО, CRM и ERP-системами.

• Обеспечивается синхронизация данных между всеми подразделениями предприятия.

Интеграция позволяет избежать двойного ввода информации, минимизирует ошибки и обеспечивает прозрачность и согласованность данных.

Этапы внедрения Сотбит: SRM на предприятии

Процесс внедрения системы проводится под ключ и включает в себя следующие этапы:

1. Предпроектное обследование и диагностика. Определение текущих процессов и выявление потребностей компании.

2. Проектирование системы. Описание процессов и архитектуры решения, настройка бизнес-логики.

3. Развертывание и конфигурация системы. Установка программного обеспечения и базовая настройка процессов.

4. Настройка интеграций. Реализация обмена данными с 1С и другими системами предприятия.

5. Обучение сотрудников. Подготовка сотрудников компании к работе с системой.

6. Запуск и техническое сопровождение. Обеспечение поддержки и регулярные обновления системы.

Реальные преимущества и результаты внедрения Сотбит: SRM

Компании, внедрившие Сотбит: SRM, получают ощутимые и измеримые результаты уже на первых этапах работы:

• Ускорение процедур закупок в 2 раза благодаря автоматизации согласований.

• Снижение затрат на закупки на 5-15% за счет более выгодных условий и конкурентных процедур.

• Уменьшение складских запасов до 35% за счет точного планирования и исключения излишних закупок.

• Повышение прозрачности и управляемости закупок на всех уровнях компании.

Резюме

Сегодня эффективное закупочное управление невозможно без цифровых решений. 

Внедрение автоматизированной системы управления закупками, такой как Сотбит: SRM, позволяет компании перейти от устаревших подходов к современной, эффективной и прозрачной модели управления закупками и поставщиками, значительно сокращая издержки и повышая управляемость бизнеса.

Если ваша компания заинтересована в оптимизации закупочной деятельности и получении конкурентных преимуществ за счет автоматизации закупок, рекомендуем запросить демонстрацию Сотбит: SRM. 

Наши бизнес-аналитики и менеджеры помогут вам подробно изучить возможности решения, оценить его выгоды для вашего бизнеса и разработать индивидуальный план внедрения.