B2B портал для продажи шин и дисков

Клиент

[Конфиденциальность сохранена, название компании не раскрывается]

Компания занимается оптовой и розничной продажей автомобильных шин и дисков по всей России. Основные контрагенты – автосервисы, шиномонтажные станции, сети магазинов автозапчастей, транспортные предприятия и индивидуальные предприниматели.

Цель проекта

Создать удобный B2B-портал, который позволит компании:

• Сократить нагрузку на менеджеров по продажам на 35–40%.

• Обеспечить контрагентам круглосуточный самостоятельный доступ к ассортименту, ценам и остаткам.

• Упростить подбор товаров и ускорить оформление заказов, особенно в пиковые сезоны (осень, весна).

Решение

Для достижения целей проекта была выбрана платформа Сотбит: B2B на базе 1С-Битрикс. Платформа позволяет автоматизировать процессы подбора, оформления заказов и документооборота, предоставляя контрагентам широкий спектр онлайн-возможностей.

Этапы реализации проекта

Подробный анализ текущих бизнес-процессов

На первом этапе проекта была проведена серия онлайн-встреч с руководителями отдела продаж, менеджерами и складскими сотрудниками компании, в ходе которых были выявлены основные проблемы и сложности в ежедневной работе:

• Ручной подбор и проверка остатков. Менеджеры тратили значительное время на подбор подходящих шин и дисков по многочисленным параметрам: марке авто, типоразмеру, сезонности (летние/зимние/всесезонные), производителю и ценовому сегменту. В результате на один заказ уходило от 1 до 3 часов.

• Сезонные пики нагрузки. В периоды активного спроса (смена сезонов, резкие погодные изменения) количество заявок увеличивалось в несколько раз, что приводило к перегрузке менеджеров и задержкам в обработке.

• Ошибки и неточности. Из-за постоянного ручного переноса информации возникали ошибки при оформлении заказов, особенно при большом ассортименте (более 5000 позиций на складах).

• Зависимость контрагентов от менеджеров. Контрагенты не имели возможности оперативно получить данные о текущем наличии товара и вынуждены были звонить или писать менеджерам даже для простых уточнений.

После детального аудита были сформулированы четкие метрики эффективности, которые планировалось улучшить за счет внедрения B2B-портала.

Детали реализации автоматизации через B2B-портал

На основании проведенного анализа и выявленных проблем были определены конкретные задачи для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов с помощью внедрения платформы Сотбит: B2B.

Ниже подробно раскрыты ключевые элементы внедрения: описаны конкретные изменения в процессах работы компании, функциональные возможности портала и преимущества.

Автоматизация учета и актуализация складских остатков

Что было до внедрения:

Менеджеры вручную проверяли остатки товаров в 1С УТ, по телефонному или письменному запросу клиентов. Это приводило к постоянным задержкам и неточностям, особенно в сезонный пик, когда спрос значительно превышал ресурсы отдела продаж.

Что изменилось с внедрением портала:

• Настроена автоматическая выгрузка актуальных складских остатков из 1С УТ в B2B-портал в режиме реального времени.

• Остатки отображаются с высокой точностью по всем складам компании, включая региональные подразделения.

• Клиенты видят детальную информацию о доступном количестве товара, разбивку по складам, резервам и срокам поставки в личном кабинете.

Результат:

• Существенное сокращение количества обращений к менеджерам по простым вопросам.

• Ускорение выбора и оформления заказов для клиентов.

Каталог с Умным поиск и фильтрация по характеристикам шин и дисков

Что было до внедрения:

Подбор шин и дисков был затруднительным, так как менеджерам приходилось вручную анализировать большой ассортимент, учитывая множество параметров: типоразмеры, марки, модели автомобилей, сезонность, типы дисков, производители и др.

Что изменилось с внедрением портала:

• Создан полноценный каталог шин и дисков с фото, характеристиками и разбивкой по категориям.

• Реализован умный поиск по обширной номенклатуре товаров.

• Создан удобный многоуровневый фильтр по ключевым параметрам.

• Система способна распознавать синонимы, альтернативные названия, транслитерацию, коды и даже учитывать типичные опечатки, допущенные клиентами. При этом словарь синонимов и исправлений (альтернативных названий) можно полностью заполнить с помощью нейросети.

Результат:

• Клиенты могут быстро и точно находить нужные позиции самостоятельно, экономя до 90% времени на подбор.

• Значительно снижен уровень ошибок при оформлении заказов.

Оформление заказов онлайн с учетом индивидуальных условий

Что было до внедрения:

Менеджеры тратили много времени на ручной пересчёт цен и согласование условий по каждому заказу, так как у клиентов были персональные скидки и специальные условия сотрудничества. Все расчеты велись вручную, часто через Excel и переписку.

Что изменилось с внедрением портала:

• Из 1С УТ были выгружены все текущие контрагенты вместе с их индивидуальными соглашениями.

• Для каждого клиента была автоматически создана учётная запись на портале и направлен доступ на электронную почту. Это позволило упростить процесс входа и сразу перевести базу на самостоятельную работу.

• Клиент оформляет заказ самостоятельно, видя в личном кабинете уже примененные индивидуальные цены и скидки.

• После оформления заказ автоматически передается в 1С УТ, без участия менеджера.

Результат:

• Сокращение времени оформления заказов до нескольких минут.

• Полная прозрачность условий для клиента, исключение недопонимания или конфликтов, связанных с расчетом стоимости.

• Быстрый и комфортный переход контрагентов на работу через портал.

Онлайн-документооборот (автоматическая генерация и обмен документами)

Что было до внедрения:

Клиенты вручную запрашивали у менеджеров документы (накладные, счета-фактуры, акты). Это отнимало время и замедляло закрытие сделок, приводило к излишней нагрузке менеджеров.

Что изменилось с внедрением портала:

• Организован автоматический обмен документами между порталом и системой 1С УТ.

• Документы (Упд, счета-фактуры, акты, договоры) выгружаются из 1С УТ и становятся доступны для скачивания в личном кабинете клиента сразу после подтверждения отгрузки.

• Система уведомляет клиентов о готовности документов автоматически, исключая необходимость напоминаний.

Результат:

• Полностью устранены задержки с отправкой и получением документов.

• Клиенты получили удобный и прозрачный способ получения документов онлайн, менеджеры избавились от лишней рутины.

Автоматизированная система работы с рекламациями и обращениями

Что было до внедрения:

Рекламации и жалобы обрабатывались вручную через почту или телефонные звонки. Менеджеры собирали информацию, передавали ее на склад или в отдел контроля качества. Процесс был длительным и неудобным как для клиента, так и для сотрудников компании.

Что изменилось с внедрением портала:

• Клиенты получили возможность самостоятельно оформлять рекламации через личный кабинет, прикреплять фотографии и документы, описывать проблему.

• Система автоматически направляет заявку в отдел контроля качества или логистики, уведомляя всех ответственных сотрудников.

• Каждой рекламации автоматически присваивается статус, клиенты и сотрудники могут отслеживать ее рассмотрение в режиме реального времени.

Результат:

• Процесс рассмотрения рекламаций стал прозрачным и быстрым.

• Клиенты чувствуют большую уверенность и удовлетворенность от работы с компанией.

Итоги проекта

Внедрение B2B-портала значительно ускорило и упростило работу с заказами:

• Время обработки одной заявки сократилось на 60–70% за счёт автоматизации подбора, расчётов и оформления.

• При том же составе отдела продаж количество обрабатываемых заказов выросло почти в 3,5 раза — с 7 до 25 заказов на менеджера в день.

• Менеджеры высвободили время и начали сосредотачиваться не на рутине, а на работе с приоритетными контрагентами, расширении клиентской базы и увеличении объёма продаж по ключевым направлениям.

Если вы тоже планируете перевести B2B-продажи в онлайн и снять рутину с менеджеров — Сотбит: B2B поможет сделать это быстро и эффективно.