Сколько стоит B2B-портал: цена внедрения и стоимость владения

Когда речь заходит о внедрении B2B-портала, разговор может упираться во фразу: «Это дорого и долго». Дорого – потому что нужно платить за лицензию и внедрение. Долго – потому что кажется, будто это огромный проект на полгода с непредсказуемым результатом.

Проблема в том, что при оценке стоимости портала компании часто забывают о расходах, которые уже несут без автоматизации. Пока бизнес работает вручную, он продолжает оплачивать обработку заказов, подготовку документов, проверку остатков и ответы на типовые вопросы клиентов. Эти расходы не выделены отдельной строкой в бюджете, но входят в фонд оплаты труда и повторяются каждый месяц. Именно B2B-портал и помогает сократить эту нагрузку.

Разберем, из чего складывается цена B2B-портала, сколько стоят лицензия и внедрение, а также как рассчитать стоимость владения и срок окупаемости системы.

Переведите контрагентов на самообслуживание и освободите до 50% времени отдела продаж

Сотбит: B2B — готовый B2B-портал, чтобы избавить менеджеров от рутины и увеличить выручку предприятия.

Записаться на демонстрацию

Из чего складывается цена B2B-платформы: лицензия, внедрение и интеграции

Стоимость B2B-портала не ограничивается ценой программного продукта. Лицензия предоставляет готовую функциональную основу, но саму систему еще нужно настроить под процессы компании, связать с учетными системами и при необходимости доработать.

Поэтому бюджет проекта обычно (хоть и не всегда) состоит из трех частей: лицензии на выбранную редакцию, стоимости внедрения и интеграций, а также индивидуальных доработок.

Лицензия: за что вы платите и от чего зависит цена

Покупая лицензию, компания получает право использовать готовый программный продукт с уже реализованными сценариями B2B-продаж. В зависимости от редакции это могут быть личный кабинет контрагента, оформление и повторение заказов, индивидуальные цены, документооборот, распределение прав сотрудников, рекламации и расширенный обмен данными с 1С.

Например, базовая редакция «Сотбит: B2B кабинет» стоит 499 900 рублей – это разовое вложение, а не ежегодный платеж. Для сравнения: это меньше, чем годовая стоимость операционки одного отдела из 5 человек – и это при том, что портал продолжает работать и во второй, и в третий год, а рутина перестает съедать время каждый месяц. Расширенные редакции включают больше функций, но и стоят они дороже.

Хоть лицензия и приобретается разово, это еще не означает, что портал сразу готов к работе. Его еще предстоит развернуть, настроить и связать с системами компании. Если у бизнеса нет лицензии «1С-Битрикс: Управление сайтом», ее придется приобрести отдельно. В бюджет также закладывают внедрение, перенос данных и настройку интеграций. Поэтому при одинаковой цене программного продукта итоговая стоимость проектов может заметно различаться.

«Сотбит: B2B» поставляется как коробочное On-Premise-решение: платформа размещается на инфраструктуре заказчика или выбранных им арендованных мощностях. О том, как способ размещения влияет на расходы и обслуживание системы, рассказали в статье «SaaS или On-Premise».

Внедрение и интеграции с 1С, ERP- и CRM-системами

На этапе внедрения готовую платформу необходимо адаптировать под процессы конкретной компании. Специалисты анализируют требования, настраивают каталог, типы цен, права пользователей, оформление заказов, документооборот и другие рабочие сценарии. Параллельно команда готовит данные и определяет, какие сведения портал будет получать из учетных систем, а какие – передавать обратно.

У «Сотбит: B2B» есть стандартная интеграция с 1С. Она позволяет синхронизировать товары, цены, остатки, заказы и их статусы. Для более сложных проектов используют расширенный обмен, который входит в состав редакций «Сотбит: B2B портал» и «Сотбит: B2B портал Pro»: с его помощью передают данные о контрагентах, пользователях, документах, индивидуальных соглашениях и закрепленных менеджерах. Портал также можно связать с Битрикс24 или другой CRM- либо ERP-системой.

Стоимость интеграции зависит от того, как устроены процессы компании. Один склад и несколько типов цен потребуют меньше настроек, чем сеть филиалов с разными юридическими лицами, персональными соглашениями и отдельными правилами для каждого региона. На объем работ также влияют состояние учетной системы, размер каталога, частота обмена и количество передаваемых данных.

Часы доработки: как рассчитывается их стоимость и что в нее входит

Поскольку готовые платформы обычно ориентированы на типовые задачи оптовых продаж, некоторые нестандартные функции придется дорабатывать: например, если компании нужны особые правила расчета скидок, согласования заказов, работы с документами или обмена данными.

Стоимость рассчитывают по количеству часов. В оценку могут входить:

• анализ задачи и подготовка технического решения;

• настройка или разработка новой функции;

• доработка интеграций;

• тестирование;

• установка изменений и проверка работы портала.

Итоговая сумма зависит от сложности функции и ставки специалистов. Чем больше систем и бизнес-процессов затрагивает доработка, тем больше времени потребуется команде.

И это только затраты на внедрение. Отдельно нужно учитывать регулярные расходы на размещение системы, обновления и техническую поддержку.

Сколько стоит техподдержка B2B-портала после запуска

После запуска портал становится частью ежедневной работы компании, и чтобы весь этот механизм работал стабильно, в бюджете нужно предусмотреть регулярные расходы на:

• аренду и обслуживание серверов;

• резервное копирование и мониторинг;

• администрирование;

• продление лицензий;

• установку и тестирование обновлений;

• техническую поддержку;

• доработки после запуска.

Расходы на серверы зависят от нагрузки на портал: размера каталога, количества пользователей и заказов, объема обмена с 1С и требований к скорости работы. Небольшому B2B-кабинету может хватить виртуального сервера, а проекту с крупным каталогом и высокой нагрузкой понадобятся более мощные ресурсы, отдельная база данных и резервный контур.

Установка обновлений тоже требует времени специалистов. Эти работы могут входить в согласованный объем сопровождения или оплачиваться отдельно по фактически затраченным часам. 

Что входит в техподдержку

Техническая поддержка помогает поддерживать стабильную работу портала после запуска: специалисты устраняют ошибки, устанавливают обновления и проверяют работу системы. 

Условия технической поддержки фиксируют в договоре и соглашении об уровне обслуживания (SLA). В них указывают: 

• график работы службы поддержки;

• категории критичности обращений;

• время первой реакции;

• срок восстановления системы;

• порядок работы в выходные и праздничные дни;

• перечень включенных услуг;

• стоимость дополнительных и срочных работ.

В «Сотбит» техническое сопровождение организовано в двух форматах: фиксированная стоимость за согласованный объем работ или пакет часов, который расходуется по мере поступления задач. Формат обычно выбирают с учетом нагрузки на портал и частоты обращений. Для системы, через которую ежедневно проходят заказы, объем и условия сопровождения лучше определить заранее.

Что важно проверить до запуска: 

• входят ли установка обновлений и проверка доработок в согласованный объем работ;

• кто отвечает за резервное копирование и мониторинг;

• как устраняются сбои в обмене с 1С;

• сколько стоят срочные обращения и работа вне графика;

• как оплачивается увеличение серверных ресурсов;

• входят ли подключение и поддержка внешних сервисов в согласованный объем работ.

Сколько бизнес уже платит за операционную рутину

Расходы на B2B-портал можно заранее рассчитать и заложить в бюджет. С затратами на ручную работу ситуация сложнее: они распределены по фонду оплаты труда, поэтому руководители не всегда видят, сколько компания тратит на повседневные операции.

При этом обработка заказов, подготовка документов и ответы на типовые запросы клиентов ежедневно занимают время сотрудников. 

И вот во сколько бизнесу обходится такая нагрузка на самом деле.

Вы платите менеджерам не за продажи

Возьмем типичный отдел продаж в B2B: обработка заявок, выставление счетов, сверка остатков, «а что с моим заказом», повторный ввод одних и тех же данных в разные системы. По нашим расчетам с клиентами, на подобную рутину у отдела продаж уходит до 50% рабочего времени.

Смотрите, что это значит на практике. Рабочий день менеджера – 8 часов. Если половина рабочего дня уходит на операционку, то вы фактически оплачиваете работу оператора по ставке менеджера по продажам. Причем именно менеджера – то есть человека, чья базовая функция – искать деньги для компании, а не оформлять документы.

А теперь представьте, что было бы, если бы у каждого менеджера появилось на 4 часа в день больше. Они могли бы: 

• чаще общаться с ключевыми клиентами, обсуждать их потребности и развивать сотрудничество;

• искать новых покупателей и работать с потенциальными заказчиками;

• возвращать клиентов, которые давно не делали заказы, предлагать дополнительные и сопутствующие товары;

• быстрее отвечать на обращения, помогать с выбором продукции и решать возникающие вопросы.

Меньше рутины – больше времени на клиентов и продажи. В результате компания может зарабатывать больше тем же составом отдела, без дополнительных затрат на новых сотрудников.

Для ориентира: по расчетной модели, которую мы используем с клиентами, один менеджер тратит на рутину около 600 часов в год, а у отдела из пяти человек на это уходит уже больше 3 000 часов.

О сокращении рутины в отделе продаж говорят давно. Но сейчас этот вопрос стал особенно актуальным. И вот почему.

Менеджеры становятся дороже, а найти их все сложнее

Стоимость менеджера по продажам в B2B за последние годы выросла ощутимо. Более того, расходы компании не ограничиваются окладом: к ним добавляются налоги и страховые взносы (около 43% сверху), затраты на найм, адаптацию, обучение. Если сложить все эти расходы за год, содержание одного менеджера обойдется компании заметно дороже его оклада. Это не условные 100 тысяч рублей в месяц, а куда более серьезная статья расходов.

При этом быстро расширить отдел продаж тоже непросто. Хороших продажников в B2B мало, текучка в отделах продаж традиционно высокая, а каждый новый менеджер – это заново потраченные месяцы на обучение продукту и работе с клиентской базой.

Итог: ресурс отдела продаж ограничен не только бюджетом, но и физической доступностью людей.

Раньше при росте нагрузки компании могли просто расширить штат. Сегодня этот подход стал непозволительно дорогим и медленным. Компании, которые продолжают расти, все чаще выбирают другой путь: не нанимать новых сотрудников, а увеличивать отдачу с одного человека.

Возникает простой вопрос: если у вас уже есть 5 менеджеров, и половина их времени уходит на то, что вообще не требует их квалификации, зачем нанимать шестого, если можно освободить время у существующих пяти?

Клиенты ожидают самообслуживания

Отдельный момент – ожидания самих контрагентов. B2B-клиент – это тот же человек, который в обычной жизни делает заказы в один клик, отслеживает доставку в приложении и не звонит в поддержку по мелочам. Он переносит эти же ожидания и в работу с поставщиками. Ждать ответа менеджера в течение дня на банальный вопрос об остатках – устаревший формат обслуживания.

Компании, которые дают клиенту возможность самому посмотреть остатки, повторить заказ, скачать документы, предоставляют привычный клиенту уровень сервиса.

Цена рутины: во сколько она обходится отделу продаж

У рутины нет отдельной строки в бюджете, поэтому ее стоимость легко недооценить. Проверить остатки, найти документ, вручную оформить заказ – каждая подобная задача занимает несколько минут. За день из них складываются часы, а за год – миллионы рублей. 

Чтобы понять, сколько компания на самом деле тратит на эти задачи, достаточно посчитать стоимость рабочего времени менеджеров. Сделать это можно в три шага:

• сколько времени менеджеры тратят на операционку (обработка заказов, документы, статусы) – в часах в месяц;

• сколько стоит час работы менеджера с учетом зарплаты и налогов;

• что получится, если умножить на весь отдел и на год.

Даже в небольшом отделе из пяти менеджеров при доле операционки в 30% рабочего времени стоимость этой рутины для одного сотрудника превышает 600 000 рублей в год. А для отдела целиком счет идет уже на 3 миллиона рублей в год. И это только зарплатная составляющая, без учета упущенной выручки, которую эти же люди могли бы принести, если бы занимались продажами, а не оформлением документов.

Это не разовая трата. Те же расходы повторяются каждый год, вне зависимости от того, растет компания или нет. Их просто не видно отдельной строкой, потому что они размазаны по фонду оплаты труда и выглядят как обычная работа менеджера.

Итоговая стоимость владения B2B-порталом

Наконец мы пришли к главному вопросу: во сколько B2B-портал обойдется бизнесу за три года (этот период возьмем для примера). Рассчитаем общую стоимость владения (TCO) на примере «Сотбит: B2B». Для этого сложим разовые затраты на запуск и регулярные расходы на обслуживание системы за выбранный период.

То есть если у компании уже есть лицензия «1С-Битрикс», стартовый бюджет составит от 599 900 рублей. Дополнительно учитывают интеграции, доработки, хостинг и сопровождение.

Для сравнения: при расходах на рутину около 3 миллионов рублей в год отдел из пяти менеджеров потратит на нее примерно 9 миллионов рублей за три года. Фактическая экономия зависит от доли задач, которые удастся автоматизировать.

Однако затраты на рутину – лишь видимая часть потерь. Пока менеджер, полностью погруженный в обработку заказов и подготовку документов, решает типовые вопросы, у него не остается времени на привлечение покупателей, развитие текущих аккаунтов и дополнительные продажи. Компания просто теряет деньги на нереализованных возможностях – там, где могла бы зарабатывать еще больше.

Точно оценить упущенную выручку сложно. Однако после внедрения можно отследить, как изменились количество новых контактов и коммерческих предложений, конверсия в заказ, средний чек, повторные продажи и выручка на одного менеджера. Поэтому эффект от внедрения B2B-портала стоит оценивать по двум направлениям: сколько времени освободилось у сотрудников и как это повлияло на продажи.

За счет чего B2B-портал окупает вложения

Экономия на рутинных задачах – лишь часть выгоды от внедрения B2B-портала. Еще больше пользы бизнес получит, если менеджеры направят освободившееся время на работу с клиентами и увеличение продаж.

Вместо ручной обработки заказов они смогут:

• искать новых клиентов и развивать отношения с действующими;

• возвращать покупателей, которые давно не делали заказов;

• предлагать сопутствующие товары и увеличивать средний чек;

• быстрее обрабатывать сложные запросы и готовить коммерческие предложения.

По нашему опыту, дополнительная выручка от этих факторов в первый год легко перекрывает вложения в портал – причем с существенным запасом. То есть разница между вложениями и дополнительной прибылью может быть видна уже в первые 12 месяцев работы.

Сам B2B-портал тоже помогает продавать больше. Клиентам больше не нужно обращаться к менеджеру по каждому вопросу: проверить остатки, оформить или повторить заказ, скачать документы можно прямо в личном кабинете. Причем в любое время, даже когда отдел продаж уже закончил работу.

Важно: чтобы экономия времени действительно повлияла на выручку, руководителю нужно поставить менеджерам конкретные задачи и определить KPI. Иначе освободившиеся часы могут так и не принести бизнесу дополнительной прибыли.

Почему внедрение B2B-портала не обязательно занимает месяцы

Представление о том, что B2B-портал – это многомесячный проект, родом из другого сценария: разработки с нуля. Если создавать личный кабинет контрагента с чистого листа – да, это месяцы и годы разработки, тестирования и доработок. Именно этот сценарий чаще всего и подразумевают, когда говорят «долго».

А вот при выборе готового решения вместо разработки с нуля сроки могут быть значительно короче. Например, «Сотбит: B2B» – это готовая платформа на 1С-Битрикс, которая настраивается под конкретную компанию. Базовое внедрение занимает от 4 недель – то есть около месяца от старта проекта до момента, когда контрагенты уже могут заходить в личный кабинет и оформлять заказы самостоятельно.

И пока компания откладывает запуск, отдел продаж продолжает тратить те же 30–50% времени на рутину каждый месяц. Если вновь обращаться к примеру с пятью специалистами, это около 250 000 рублей ежемесячно.

Как рассчитать стоимость и окупаемость для своей компании

Все расчеты выше – пример. Реальная стоимость B2B-портала и срок его окупаемости зависят от процессов и масштаба бизнеса. Чтобы оценить бюджет проекта, нужно собрать несколько показателей.

Для расчета стоимости портала:

• Какие системы нужно интегрировать: 1С, CRM, ERP и другие.

• Сколько пользователей будут работать в системе.

• Какой объем каталога: количество товаров, типов цен, складов.

• Какие роли и права доступа нужны сотрудникам и контрагентам.

• Потребуются ли индивидуальные доработки.

Для расчета окупаемости:

• Сколько менеджеров работает в отделе продаж и какая у них часовая ставка (зарплата + налоги, поделенные на рабочие часы).

• Сколько часов в месяц уходит на обработку заказов, документы и другие рутинные задачи.

• Сколько заказов проходит через отдел продаж в месяц и сколько времени занимает обработка одного.

• Средний чек и количество новых клиентов, которых команда привлекает при текущей загрузке.

Мы регулярно проводим такие расчеты с клиентами. Как правило, когда расходы на ручную работу становятся видны в цифрах, оценить выгоду от внедрения B2B-портала гораздо проще.

Итого: почему откладывать автоматизацию тоже дорого

Если менеджеры тратят половину рабочего дня на документы, заказы и проверку остатков, компания каждый месяц оплачивает часы, которые могли бы приносить продажи. Эти расходы легко упустить из виду: они входят в фонд оплаты труда и воспринимаются как обычная работа отдела. И тем временем, пока бизнес откладывает автоматизацию, затраты на рутину продолжают расти.

B2B-портал помогает освободить менеджеров от типовых задач и дать клиентам возможность самостоятельно оформлять заказы, проверять остатки и получать документы. А освободившееся время сотрудники смогут направить на поиск новых покупателей и развитие отношений с действующими.

Сколько ваша компания уже тратит на рутину и во сколько обойдется B2B-портал? Оставьте заявку – поможем рассчитать стоимость внедрения и оценить потенциальную экономию.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит B2B-портал для небольшой компании?

Стоимость зависит от выбранной платформы и задач бизнеса. Например, базовая редакция «Сотбит: B2B кабинет» стоит 499 900 рублей. Отдельно нужно учесть лицензию «1С-Битрикс» (если ее еще нет), внедрение и обслуживание.

Нужно ли ежегодно платить за лицензию B2B-портала?

Условия зависят от платформы: одни B2B-порталы приобретаются по бессрочной лицензии, другие оплачиваются по подписке. После запуска могут потребоваться расходы на продление доступа к обновлениям, хостинг и техническую поддержку.

Сколько стоит интеграция B2B-портала с 1С?

Стоимость зависит от конфигурации 1С, объема передаваемых данных и сложности обмена. В «Сотбит» стоимость работ по интеграции начинается от 300 000 рублей.

Можно ли запустить B2B-портал без сложных доработок?

Да, если компании достаточно функций готовой платформы. Можно начать с личного кабинета, каталога и оформления заказов, а дополнительные возможности подключать по мере необходимости.

Через сколько окупается B2B-портал?

На этот вопрос сложно ответить однозначно – все зависит от затрат на внедрение, количества заказов и времени, которое менеджеры тратят на рутину. Чтобы оценить окупаемость, сравните стоимость владения порталом с экономией на операционных задачах и дополнительной прибылью от продаж.