Автоматизация оптовых продаж: 7 рутинных задач, которые можно снять с менеджеров

Оптовый бизнес часто сталкивается с одной и той же проблемой: менеджеры по привычке принимают заказы по почте и телефону, вручную проверяют остатки, рассчитывают цены, формируют счета и отвечают на вопросы о статусе заказа. 

Так выглядела традиционная оптовая торговля прошлых десятилетий. Когда заказов было меньше, с такой нагрузкой еще можно было справиться. Но пока сотрудники одной компании заняты рутинными операциями, конкуренты успевают быстрее ответить на запрос, обработать заказ и получить покупателя, который не готов ждать. И клиентов понять можно: они выбирают тех, с кем проще и быстрее работать.

По нашему опыту работы с оптовыми компаниями, подобная рутина обычно занимает до 50% рабочего времени отдела продаж. Но это время можно вернуть бизнесу с помощью автоматизации. Цифровые системы возьмут на себя большую часть однотипных операций, а менеджеры смогут сосредоточиться на том, что действительно приносит деньги: переговорах, привлечении клиентов, подготовке индивидуальных предложений и работе с нестандартными запросами.

Закономерен вопрос: а с чего начать? Рассмотрим, какие задачи в оптовых продажах стоит автоматизировать, в каком порядке внедрять изменения и по каким показателям оценивать результат.

Переведите контрагентов на самообслуживание и освободите до 50% времени отдела продаж

Сотбит: B2B — готовый B2B-портал, чтобы избавить менеджеров от рутины и увеличить выручку предприятия.

Записаться на демонстрацию

Когда оптовым продажам нужна автоматизация

Проблемы в оптовых продажах не возникают внезапно. Чтобы понять, нужна ли отделу продаж автоматизация, достаточно посмотреть, чем менеджеры заняты в течение дня и сколько ручных действий требуется для обработки одного заказа. 

На то, что привычную схему пора менять, указывают несколько характерных признаков:

• заявки поступают по телефону, почте, в мессенджерах, из-за чего часть информации теряется или переносится вручную;

• для подтверждения заказа менеджеру приходится отдельно проверять цены, остатки и сроки поставки;

• одни и те же данные вручную вводят в учетную систему, CRM, счета и другие документы;

• клиенты обращаются к менеджерам, чтобы узнать статус заказа, получить счет или запросить документы;

• рост заказов неизбежно тянет за собой новые расходы на персонал. Чем больше клиентов, тем больше менеджеров требуется для их обслуживания;

• руководитель не видит, на каком этапе находится заказ, сколько времени занимает его обработка и где возникают задержки.

Многие из этих проблем можно решить с помощью автоматизации рутинной работы менеджеров. Разберем семь процессов, которые стоит передать цифровым системам в первую очередь.

Семь задач, которые можно автоматизировать

Прием и обработка заказов клиентов

Можно автоматизировать: сбор заказов из разных каналов и их передачу в обработку.

При ручном оформлении и обработке заказов менеджеры каждый раз тратят время на перенос артикулов, количества товаров и реквизитов в учетную систему. 

Эту часть работы можно выполнить через личный кабинет: оптовый покупатель добавляет товары в корзину или загружает список позиций с артикулами и количеством, после чего готовый заказ поступает в учетную систему. Данные контрагента подтягиваются из профиля организации автоматически. Менеджеры видят уже оформленные заказы и подключаются только при запросе особых условий, замене товара или ошибке в данных. 

Для нас это не новость – такой подход регулярно показывает отличные результаты. В одном из наших проектов внедрение «Сотбит: B2B» сократило время обработки заявки на 60–70%, а количество заказов на одного менеджера выросло почти в 3,6 раза: 7 против 25 в день. И нет, менеджеры не стали работать больше и дольше – их работа стала эффективнее.

Расчет персональных цен

Можно автоматизировать: расчет стоимости заказа с учетом скидок и условий договора.

В оптовой торговле единый прайс используют редко. У каждого контрагента обычно свои цены, скидки и договоренности по отдельным позициям. При ручном расчете менеджер сверяется с соглашением, ищет нужную ценовую колонку и готовит предложение. Клиент меняет количество – стоимость приходится считать заново.

При автоматизации учетная запись клиента связывается с его организацией и соглашением в учетной системе. Цены и скидки применяются прямо в корзине, а итоговая сумма обновляется при каждом изменении. Это значит, что покупатель может сразу оформить заказ, не ожидая расчета от менеджера. Сотрудник подключается только при запросе дополнительной скидки или условий, которые не предусмотрены действующим договором.

Проверка остатков и резервирование

Можно автоматизировать: обновление остатков по складам и создание резерва после заказа.

Проверка наличия часто требует звонка на склад или отдельного отчета. За время согласования часть товара могут купить или зарезервировать под другой заказ. В результате менеджеру приходится повторно связываться с клиентом и вносить изменения в заявку, если нужного товара или количества уже нет в наличии.

При настроенном обмене личный кабинет получает сведения о доступном количестве на каждом складе. После подтверждения заказ передается в учетную систему, где по заданным правилам создается резерв. И если товара не хватает, к работе подключается сам менеджер и предлагает замену, корректирует количество или согласовывает новый срок поставки.

Формирование счетов и документов

Можно автоматизировать: заполнение, формирование и отправку документов клиенту.

Иногда согласованные заказы задерживаются на этапе подготовки документов, если они оформляются вручную: менеджеру нужно проверить реквизиты, перенести состав заказа в счет, сохранить файл и отправить его клиенту. Изменение количества или цены требует подготовки нового документа. А еще при ручном заполнении возрастает риск ошибок в реквизитах, сумме или товарных позициях.

Если этот процесс автоматизировать, система сама подставит в шаблон данные покупателя и заказа, сформирует документ и прикрепит его к нужной заявке. Готовый счет можно разместить в личном кабинете и отправить клиенту по электронной почте. Менеджеру останется только проверить нестандартные документы или внести изменения, которые нельзя учесть в шаблоне.

Таким же способом можно организовать получение актов сверки. Как показал наш опыт работы с оптовой торговлей, после настройки обмена с 1С срок ожидания документа сокращается: если раньше подготовка занимала 2–3 рабочих дня, то теперь акт появляется в личном кабинете через 10–15 минут.

Уведомления о статусах заказов

Можно автоматизировать: синхронизацию статусов с учетной системой и их отображение в личном кабинете.

Самый очевидный плюс от автоматизации – клиент видит, что происходит с заказом, без звонков и писем менеджеру. В личном кабинете в режиме реального времени отображается статус: заказ принят, оплата получена, товары собраны, отгрузка готова… 

Статусы настраиваются в учетной системе и сопоставляются с этапами в личном кабинете. Когда бухгалтерия подтверждает оплату или склад готовит заказ к отгрузке, информация обновляется автоматически, поэтому клиенту спокойнее. Логика проста: он знает, что заказ обрабатывается и что о важных изменениях сообщат вовремя.

Оформление повторных заказов

Можно автоматизировать: создание новых заказов на основе истории покупок.

В оптовой торговле постоянные клиенты часто закупают одно и то же, пусть и с небольшими изменениями в количестве. Раньше, чтобы сделать повторный заказ, покупатель заново составлял список товаров, отправлял его менеджеру и ждал, пока тот перенесет позиции в учетную систему.

Но автоматизация приема заказов избавляет клиента от повторного заполнения одних и тех же данных. При следующей закупке он может зайти в свой личный кабинет и открыть историю покупок или использовать сохраненный там же шаблон. Остается изменить количество, убрать ненужные позиции и добавить новые товары.

Контроль оплаты и задолженности

Можно автоматизировать: проверку задолженности и ограничение новых заказов при превышении лимита.

При работе с отсрочкой менеджеру приходится проверять, сколько клиент уже должен, когда наступает срок оплаты и можно ли принять следующий заказ. Если данные хранятся в 1С, таблицах и переписке, такая проверка занимает достаточно времени (которое, кстати, можно использовать более эффективно).

Представим, что по договору клиенту установлен лимит 500 000 рублей. Его текущий долг составляет 450 000 рублей, а сумма нового заказа – еще 100 000. Система сразу видит превышение лимита и приостанавливает оформление. Затем клиент получает понятное объяснение, а менеджер решает, запросить ли оплату, согласовать новый лимит или изменить условия заказа.

Мы предусмотрели такой сценарий в редакции «Сотбит: B2B портал Pro». Как это работает: клиент оформляет заказ, а портал уже знает его условия – лимит, отсрочку и текущую задолженность, если она есть. Система за несколько секунд проверяет сумму и принимает решение по заданным правилам. Менеджер же подключается только тогда, когда клиент просит увеличить лимит, изменить условия оплаты или согласовать заказ в индивидуальном порядке.

Что должно остаться в работе менеджера

Время сотрудника – это ресурс, который нужно использовать с максимальной отдачей. Многие руководители совершают ошибку, думая, что постоянная занятость менеджера означает высокую эффективность. Но это не так. 

Главная задача руководства – сделать так, чтобы сотрудники не тратили время на то, что можно автоматизировать, и могли сосредоточиться на работе, которая приносит компании дополнительную выручку:

• вести переговоры с крупными и потенциальными клиентами;

• выявлять новые потребности и предлагать подходящие товары;

• согласовывать индивидуальные условия сотрудничества;

• возвращать клиентов, которые давно не делали заказ;

• увеличивать средний чек за счет дополнительных продаж;

• решать нестандартные и спорные вопросы.

Чем меньше времени уходит на ручные операции, тем больше заказов может сопровождать один менеджер. Тем больше денег и лояльных клиентов это принесет бизнесу.

Как внедрить автоматизацию без остановки продаж

Останавливать продажи на несколько недель ради настройки новых систем никто не станет. И не нужно. Начните с отдельных процессов, а привычные каналы приема заказов пока оставьте работать.

Чтобы внедрение прошло спокойно, заранее определите порядок действий и двигайтесь поэтапно:

1. Описать текущий процесс. Зафиксируйте, как поступают заявки, где менеджеры проверяют цены и остатки, кто формирует документы и на каких этапах чаще возникают задержки.

2. Выбрать первую задачу. Начните с операции, которая отнимает больше всего времени и выполняется по понятным правилам. Часто это прием заказов, расчет цен или подготовка счетов.

3. Подготовить данные. Проверьте номенклатуру, цены, остатки, карточки контрагентов и условия договоров в учетной системе. Ошибки в исходных данных перейдут и в автоматизированный процесс.

4. Провести пилотный запуск. Выберите нескольких менеджеров и небольшую группу постоянных клиентов. Проверьте работу системы на их заказах, выявите ошибки в обмене данными и устраните их до массового подключения покупателей.

5. Постепенно расширять сценарий. После успешного пилота подключайте остальных покупателей и добавляйте новые функции: документы, статусы заказов, повторные закупки и контроль задолженности.

Автоматизация B2B-продаж – это игра вдолгую. На этапе запуска менеджеры еще будут выполнять часть рутинных операций, а компания продолжит нести привычные расходы на работу отдела. Такой переходный период просто неизбежен. Зато после запуска рутины станет меньше, а производительность отдела вырастет: та же команда сможет обрабатывать больше заказов и приносить компании больше выручки.

Показатели эффективности: что измерять после внедрения

Новая система должна приносить бизнесу пользу: стало ли менеджерам проще работать? Быстрее ли клиенты получают свои заказы? И главное – окупаются ли вложения в автоматизацию? Чтобы получить объективную картину, нужно сравнить несколько показателей, полученных до и после внедрения.

Рассмотрим условный пример. До внедрения пять менеджеров обрабатывали 500 заказов в месяц, а подтверждение одной заявки занимало в среднем 30 минут. Через три месяца после запуска личного кабинета тот же отдел стал принимать 700 заказов, среднее время обработки сократилось до 18 минут, а 60% покупателей оформляли заказы самостоятельно. Производительность команды выросла на 40%, при этом расширять штат компании не пришлось.

Как эти задачи решает «Сотбит: B2B»

Представьте, что клиенту больше не нужно звонить менеджеру ради актуального прайса, уточнять наличие товара или ждать выставления счета. Все это он может сделать самостоятельно в личном кабинете. Для этого мы и разработали «Сотбит: B2B» – готовую платформу на базе 1С-Битрикс, которая помогает автоматизировать оптовые продажи и избавить менеджеров от ручной работы.

В зависимости от выбранной редакции «Сотбит: B2B» позволяет:

• оформлять заказы через каталог, загружать их из Excel или использовать готовые шаблоны;

• показывать покупателям индивидуальные цены и актуальные остатки;

• автоматически формировать счета в PDF и хранить документы по заказам в личном кабинете;

• поддерживать стандартный и расширенный обмен с 1С;

• управлять организациями, сотрудниками и их правами доступа;

• отправлять уведомления клиентам и обрабатывать рекламации;

• контролировать задолженность, отсрочки платежей и кредитные лимиты в редакции «B2B портал Pro».

При настроенной интеграции данные из 1С поступают в личный кабинет, а оформленные заказы передаются обратно в учетную систему. В старших редакциях доступен расширенный обмен, в том числе сведениями о контрагентах и документами.

В линейке «Сотбит: B2B» четыре редакции с разным набором функций. Можно выбрать подходящую под текущие потребности компании, а затем расширять возможности платформы. Решение поддерживает доработки под бизнес-процессы и входит в реестр российского ПО.

Обсудите свой проект со специалистами «Сотбит». Поможем определить, как повысить производительность отдела продаж и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь.

Итого: в чем главная выгода автоматизации

Суть автоматизации заключается в том, что компания может обрабатывать больше заказов силами той же команды.

Конечно, внедрение тоже требует вложений. Но в долгосрочной перспективе они могут оказаться гораздо выгоднее, чем постоянный найм новых менеджеров по мере роста заказов. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Сколько стоит B2B-портал».

Начните с процессов, на которые сотрудники тратят больше всего времени. Даже автоматизация нескольких повторяющихся операций поможет проверить эффект и понять, какие изменения стоит внедрять дальше.

Часто задаваемые вопросы

Чем B2B-портал отличается от обычного интернет-магазина?

В обычном интернет-магазине условия покупки чаще всего одинаковы для всех. Оптовые продажи работают иначе: у каждого контрагента могут быть свои цены, скидки, отсрочки платежей и кредитные лимиты. B2B-портал учитывает эти договоренности и позволяет покупателям работать с заказами и документами в личном кабинете.

Заменяет ли «Сотбит: B2B» учетную систему?

Нет. За учет товаров, цен, остатков, заказов и контрагентов отвечает 1С. «Сотбит: B2B» показывает покупателям необходимые данные и позволяет самостоятельно оформлять заказы. При настроенной интеграции информация об этих заказах передается обратно в 1С для дальнейшей обработки.

Подойдет ли B2B-портал небольшой оптовой компании?

Да, если менеджеры регулярно тратят время на одни и те же операции: отправляют информацию по ценам, уточняют остатки, принимают повторные заказы и готовят документы. Даже небольшой отдел продаж может быть перегружен такой работой. Главное – оценить, сколько времени удастся освободить и оправдают ли результаты затраты на внедрение.

Почему внедрение может не дать ожидаемого результата?

Технический запуск портала – это первый этап, но дальше предстоит самое сложное – изменить привычный порядок работы. Эту систему нужно сделать основным рабочим инструментом для менеджеров и контрагентов. Без их участия привычные процессы останутся прежними.

Почему сделать это бывает непросто? С одной стороны, менеджеры могут саботировать переход, поскольку заранее воспринимают портал как угрозу: они боятся, что самостоятельность клиентов снизит их влияние на продажи, отразится на премии или вовсе сделает их работу ненужной. Кроме того, принимать заказы по телефону и почте привычнее, чем осваивать новый, пусть и более эффективный инструмент. Из-за этих опасений сотрудники часто не спешат переводить контрагентов на портал и продолжают принимать заказы вручную.

С другой стороны – сами контрагенты. Они тоже продолжают работать по старинке и отправлять заказы по телефону или электронной почте. Зачем осваивать личный кабинет, если менеджер по-прежнему готов принять заявку привычным способом?

Именно поэтому мы в «Сотбит» разработали собственную методологию перевода контрагентов на B2B-портал заказчика. Она предусматривает работу с обеими сторонами: менеджерами компании и ее контрагентами. При ее применении мы видим конкретный результат: до 95% контрагентов переходят в B2B-систему.