Работа B2B-портала во многом опирается на данные учетной системы: сведения о товарах, ценах, остатках, контрагентах и заказах. Если информация между системами передается с задержками или отображается некорректно, последствия затрагивают весь процесс оптовых продаж. Покупатели могут оформлять заказы по неактуальным ценам, выбирать товары, которых уже нет в наличии, а менеджеры – тратить ценное время на ручную сверку данных и устранение ошибок.
И результат такого неэффективного взаимодействия может быть плачевным: без автоматизации этих процессов компания несет дополнительные расходы, рискует лишиться постоянных клиентов, а значит, и потерять потенциальную прибыль.
За годы работы с оптовыми компаниями мы в Сотбит убедились, насколько важно учитывать особенности бизнес-процессов при интеграции B2B-портала с учетной системой. Во многих наших проектах основным источником сведений о товарах, ценах, остатках и контрагентах выступает 1С. Однако требования к обмену данными у каждой компании свои.
О том, как устроен обмен между 1С и B2B-порталом, какой способ интеграции выбрать и что предусмотреть для его стабильной работы, поговорим далее.
Переведите контрагентов на самообслуживание и освободите до 50% времени отдела продаж
Сотбит: B2B — готовый B2B-портал, чтобы избавить менеджеров от рутины и увеличить выручку предприятия.
Как устроен обмен между 1С и B2B-порталом: общая модель взаимодействия систем
1С и B2B-портал хоть и решают разные задачи, их работа тесно связана. Потому для бесперебойной работы оптовых продаж между системами лучше организовать регулярный обмен данными в двух направлениях. Как правило, 1С отвечает за учет товаров, остатков, цен и обработку заказов, а портал предоставляет покупателям доступ к каталогу, индивидуальным условиям, позволяет оформлять заказы и передает сведения о них в учетную систему.
Грубо говоря, 1С сообщает порталу, какие товары доступны и по каким ценам их может приобрести конкретный клиент. Портал передает обратно оформленные заказы, а после их обработки получает из 1С актуальные статусы и документы.
Какие данные 1С передает на портал
В большинстве проектов 1С – основной источник информации для B2B-портала. Из учетной системы могут передаваться:
-
Товары. Наименования, артикулы, характеристики, единицы измерения и другие сведения для формирования каталога.
-
Цены. Базовые и индивидуальные цены для разных категорий покупателей или конкретных контрагентов.
-
Остатки. Данные о наличии товаров на складах, при необходимости – с учетом резервов.
-
Контрагенты. Реквизиты организаций, соглашения и условия сотрудничества.
-
Статусы заказов. Информация об обработке, подтверждении и выполнении заказов.
-
Документы. Счета, УПД и другие документы, которые покупатели могут получать через личный кабинет.
Тем не менее этот список не исчерпывающий. Состав передаваемой информации зависит от конфигурации 1С, возможностей портала и выбранного механизма интеграции.
Какие данные поступают с портала в 1С
В обратном направлении передается информация, которую покупатели создают или изменяют на B2B-портале:
-
заказы, включая перечень товаров и их количество;
-
сведения об организации-покупателе;
-
способ доставки и оплаты;
-
комментарии к заказу;
-
другие данные, необходимые для обработки заказа.
Но и в этом случае набор данных зависит от выбранного сценария обмена и его настроек. Например, дополнительно в 1С могут передаваться сведения о новых организациях и пользователях, изменения реквизитов, обращения и рекламации покупателей.
Какая система должна быть источником эталонных данных
Еще до настройки обмена важно определить, в какой системе создаются и изменяются те или иные сведения. Такая система становится источником эталонных данных – актуальной информации, на основании которой обновляются данные в других системах.
Если упростить, граница проходит так: 1С выступает источником учетной и коммерческой информации, которую портал показывает покупателю. B2B-портал, в свою очередь, служит источником данных со стороны клиента: через него компания получает сведения о его действиях и запросах.
Главное правило: для каждой группы данных закрепляют свою систему-источник и все изменения вносят именно в ней.
Варианты интеграции и обмена данными с 1С
К нам в Сотбит регулярно обращаются компании, которым нужно связать 1С с B2B-порталом. И запросы у всех бизнесов разные: одним достаточно синхронизировать каталог и заказы, другим необходим обмен контрагентами, документами и индивидуальными соглашениями, а третьим – реализация нестандартных сценариев под собственные бизнес-процессы.
Для таких задач в нашем арсенале есть несколько решений: стандартный обмен, собственный модуль расширенного обмена с 1С и индивидуальная разработка. Важная оговорка: ограничиваться одним подходом необязательно – при необходимости мы комбинируем их в рамках одного проекта. Теперь разберемся, как это работает.
Стандартный обмен
B2B-платформа Сотбит разработана на базе 1С-Битрикс, поэтому для взаимодействия с учетной системой можно использовать типовой механизм обмена данными на 1С.
Он позволяет синхронизировать основные торговые данные: номенклатуры, цены, остатки, заказы и их статусы. Для передачи информации между 1С и 1С-Битрикс используется формат CommerceML – стандарт обмена коммерческими данными на основе XML. При соответствующей настройке обновления запускаются автоматически по расписанию.
Когда этого достаточно? Представим оптовую компанию, которая ведет ассортимент и цены в 1С, а через портал принимает заказы покупателей. Если все необходимые операции поддерживаются стандартным модулем, усложнять интеграцию нет смысла.
Стандартный обмен помогает быстрее связать системы и сократить объем дополнительных разработок. Однако доступные функции зависят от конфигурации 1С, версии модуля обмена и редакции 1С-Битрикс. Если же на портале необходимо автоматически создавать организации и связанных с ними пользователей, передавать индивидуальные соглашения, сведения о закрепленных менеджерах или документы с привязкой к заказам, могут потребоваться дополнительные инструменты.
Расширенный обмен
Мы хорошо знаем, что в оптовых продажах работа с клиентами редко ограничивается обновлением каталога и приемом заказов. У компаний могут быть сотни контрагентов, индивидуальные условия сотрудничества, закрепленные менеджеры и большой объем документов. Поддерживать все эти сведения в двух системах вручную – задача трудоемкая (а порой, кажется, невыполнимая), особенно когда информация регулярно меняется.
И именно для таких случаев мы разработали модуль «Сотбит: Расширенный обмен с 1С». Решение состоит из расширения на стороне 1С и модуля для 1С-Битрикс, которые взаимодействуют через REST API. В чем суть: оно дополняет стандартный механизм интеграции и позволяет организовать обмен дополнительными данными, необходимыми для работы B2B-портала:
-
сведения о контрагентах, партнерах и пользователях;
-
связи между организациями, их сотрудниками и закрепленными менеджерами;
-
индивидуальные соглашения и предусмотренные ими скидки;
-
сведения о договорах и кредитных лимитах при наличии соответствующего функционала;
-
печатные формы счетов, УПД, счетов-фактур и других документов.
Кроме того, в B2B-решениях Сотбит можно реализовать дополнительные сценарии взаимодействия с 1С. Например, покупатель может запросить акт сверки через личный кабинет, после чего сформированный в учетной системе документ передается на портал.
Обмен можно запускать вручную или автоматически по расписанию. При настройке также выбираются данные для передачи и режим выгрузки: полная или только по изменениям. В зависимости от выбранного сценария можно передавать все предусмотренные объекты либо только новые и измененные сведения.
Когда стоит использовать расширенный обмен? Когда стандартный механизм уже обеспечивает передачу основных торговых данных, но бизнесу требуется автоматизировать работу с организациями, пользователями, соглашениями и документами. В таком случае можно воспользоваться готовым функционалом Сотбит без разработки отдельных механизмов для каждой из этих задач.
Правда, есть важный нюанс: доступность функций зависит от используемой конфигурации 1С и установленных модулей Сотбит. Поэтому перед внедрением мы всегда проверяем совместимость систем и определяем, какие данные и связи между ними необходимо передавать.
Индивидуальная интеграция и доработка обмена
А что, если даже расширенных возможностей обмена не хватает? Такое в нашей практике тоже случалось. Например, компания использует несколько баз 1С, работает со сложной системой резервирования товаров или применяет собственные правила обработки заказов. В подобных ситуациях готовые механизмы приходится адаптировать под конкретные бизнес-процессы.
Здесь мы подключаем индивидуальную разработку. В зависимости от задачи мы дорабатываем стандартный механизм, создаем отдельное расширение или проектируем собственную схему интеграции. Покажем, как это работает, на примере нашего проекта для F5IT – поставщика ИТ-оборудования и цифровой электроники.
Кстати, сочетание готовой платформы и индивидуальных доработок пригодится и при решении других задач. Подробнее о возможностях такого подхода рассказываем в статье о том, что выбрать для создания B2B-портала: коробочное решение или разработку с нуля.
Как мы реализовали индивидуальный обмен для F5IT
Компания обратилась к нам за закрытым B2B-порталом, на котором партнеры могли бы самостоятельно оформлять заказы и отслеживать резервирование товаров. При этом учет, управление резервами и обработка заказов должны были оставаться в 1С.
Особенность проекта заключалась в использовании двух баз: 1С:ERP и 1С:Управление торговлей (1С:УТ). Первая служила основным контуром учета и точкой интеграции с порталом, а во второй выполнялись резервирование товаров и расчеты по остаткам.
Чтобы сохранить существующую логику работы компании, мы выстроили следующий сценарий:
-
Покупатель оформляет заказ на B2B-портале.
-
Перечень позиций, связанных с заказом, передается через REST API в 1С:ERP.
-
Далее выполняется обмен данными между 1С:ERP и 1С:УТ: в УТ резервируются товары и рассчитываются остатки.
-
Результаты обработки возвращаются в 1С:ERP, а затем синхронизируются с B2B-порталом.
Дополнительно мы разработали модуль «Сотбит: Резервирование», который передает соответствующие задачи в 1С и возвращает на портал сведения о фактически зарезервированных товарах. Благодаря этому партнеры F5IT могут самостоятельно отслеживать, создана ли задача, какой объем товара зарезервирован и был ли резерв автоматически снят по истечении установленного срока.
И что особенно важно, для реализации проекта нам не пришлось создавать B2B-портал с нуля. Основой стала готовая платформа «Сотбит:B2B» с каталогом, личными кабинетами, корзинами и оформлением заказов. Индивидуальные доработки затронули интеграционный маршрут и специфическую логику резервирования.
Когда оправдан такой подход? Когда у компании есть особые требования к обработке данных, сложная архитектура учетных систем или процессы, которые невозможно реализовать средствами готовых модулей без существенных изменений. Правда, индивидуальная разработка требует дополнительных ресурсов на проектирование, тестирование и сопровождение. Поэтому мы рекомендуем прибегать к ней только тогда, когда стандартные и расширенные возможности действительно не покрывают задачи бизнеса.
Мы всегда отталкиваемся от задач конкретного проекта. Если хватает стандартного обмена, то его и используем. Если нужны дополнительные возможности, подключаем готовые модули или разрабатываем собственные механизмы. А когда того требует архитектура, спокойно сочетаем несколько подходов. В конечном счете нам важно, чтобы обмен работал надежно и соответствовал процессам компании.
Этапы настройки обмена данными с 1С
Как настроить обмен данными между 1С и 1С-Битрикс, мы уже рассказали в отдельной пошаговой инструкции. Здесь обозначим основные шаги, общие для разных сценариев интеграции.
Порядок настройки зависит от конфигурации 1С, выбранных механизмов интеграции и обмена данными, а также особенностей B2B-портала. Но в большинстве проектов мы в Сотбит придерживаемся общей последовательности действий.
-
Проверяем совместимость и подготавливаем данные. Сначала выясняем, поддерживают ли конфигурация 1С, ее версия и редакция 1С-Битрикс нужный сценарий обмена. Затем проверяем установленные модули, права доступа и состояние справочников: наличие дублей, заполнение характеристик, внешних идентификаторов и данных контрагентов.
-
Настраиваем подключение и правила обмена. Определяем, какие сведения и в каком направлении передавать. Затем сопоставляем связанные объекты: например, позиции заказа с портала должны соответствовать номенклатуре в 1С, а организация покупателя – нужному контрагенту в учетной системе.
-
Выполняем первоначальную загрузку. Перед запуском создаем резервные копии и по возможности проверяем обмен в тестовой среде. После загрузки контролируем результат: все ли товары появились в каталоге, правильно ли отображаются цены, остатки и индивидуальные условия покупателей, если они участвуют в обмене.
-
Тестируем основные сценарии. Создаем пробный заказ, проверяем его поступление в 1С и обратную передачу статуса. Затем изменяем цену или остаток и смотрим, обновилась ли информация на портале. Отдельно проверяем, не возникают ли дубли при повторном обмене.
-
Запускаем регулярный обмен. После успешного тестирования настраиваем автоматический обмен данными с 1С с нужной периодичностью и проверяем, что задания выполняются без ошибок.
На этом основная настройка завершена. Но рассчитывать, что теперь обмен всегда будет выполняться без сбоев, было бы слишком оптимистично. Далее разберем, как вовремя обнаруживать проблемы при передаче данных.
Как контролировать обмен и устранять ошибки
По нашему опыту, при организации обмена важно заранее продумать, как контролировать его работу после запуска. Проблемы могут возникнуть даже после длительной стабильной работы интеграции, и далеко не всегда их удается заметить вовремя.
Основной инструмент контроля – журнал обмена. В нем фиксируются время запуска, переданные данные, ответы принимающей системы и возникшие ошибки. В проекте F5IT мы настроили ведение такого журнала, с помощью которого можно восстановить цепочку передачи данных и определить проблемный этап.
Для более подробной диагностики в модуле «Сотбит: Расширенный обмен с 1С» предусмотрен режим отладки. Он позволяет просматривать сформированные JSON-файлы и ответы сайта. Но после проверки мы рекомендуем его отключать, чтобы избежать дополнительной нагрузки на систему.
Порядок исправления зависит от причины ошибки:
-
при сбое подключения проверяем адрес, доступность сервера, логин, пароль и SSL-сертификат;
-
при ошибке доступа предоставляем учетной записи необходимые права;
-
если объект не найден, проверяем его идентификатор и сопоставление с записью в другой системе;
-
при незаполненном обязательном поле исправляем исходные данные и повторяем передачу;
-
если часть данных отсутствует в выгрузке, проверяем настройки отбора;
-
после обновления проверяем совместимость конфигурации и модулей;
-
при превышении времени обработки уменьшаем размер пакета или включаем передачу изменений, если такой режим поддерживается;
-
при конфликте параллельных заданий изменяем расписание, чтобы их запуск не пересекался.
Если обмен дал сбой, первым делом разбираемся, где именно возникла проблема. Находим ошибку в журналах 1С и портала, устраняем причину и повторяем передачу затронутых данных. После этого обязательно проверяем результат и следим за следующим запуском.
Итого: как выбрать подходящий сценарий обмена
Как видите, организация обмена между 1С и B2B-порталом во многом зависит от задач конкретной компании. В одних проектах достаточно стандартных возможностей, в других используется расширенный модуль или требуется индивидуальная разработка. И все три подхода можно сочетать в одном проекте, если разные группы данных требуют разных механизмов передачи.
Если вы планируете запуск B2B-портала или хотите улучшить существующий обмен с 1С, обратитесь к специалистам Сотбит. Мы изучим текущую архитектуру систем, предложим подходящую схему интеграции и поможем реализовать ее с учетом процессов вашей компании.
Часто задаваемые вопросы
Какие данные можно передавать между 1С и B2B-порталом?
Состав данных определяется сценарием интеграции. Из 1С на портал обычно передаются товары, цены, остатки, контрагенты, индивидуальные условия, статусы заказов и документы. В обратном направлении поступают заказы, сведения о покупателях, выбранных способах доставки и оплаты, комментарии и другие данные, необходимые для обработки заявки.
Конкретный набор данных зависит от выбранного механизма обмена, конфигурации 1С и возможностей портала.
Всегда ли обмен между 1С и B2B-порталом должен быть двусторонним?
Нет, направление обмена зависит от задач компании. Если покупатели только просматривают ассортимент, цены и остатки, может быть достаточно одностороннего обмена – из 1С на портал. Но если через личный кабинет они также оформляют заказы, потребуется передавать данные обратно в учетную систему. В таком случае обмен становится двусторонним: 1С предоставляет торговую информацию, а портал отправляет сведения о новых заказах.
Возможно ли связать B2B-портал с несколькими базами 1С?
Да, это возможно. Один из вариантов – выбрать основную базу, которая принимает данные с портала и передает их в другие учетные системы для выполнения отдельных операций.
Так, например, устроена интеграция в проекте F5IT: данные о позициях заказа поступают с портала в 1С:ERP, а затем передаются в 1С:УТ для резервирования товаров, после чего сведения о резерве возвращаются через ERP на портал. Конкретная схема зависит от архитектуры учетных систем и распределения задач между ними.
Можно ли сочетать стандартный, расширенный и индивидуальный обмен?
Конечно. В одном проекте мы можем задействовать разные механизмы: например, использовать стандартный обмен для каталога и заказов, расширенный модуль – для контрагентов и документов, а индивидуальные доработки – для особой логики резервирования. Главное, чтобы их работа была согласована и данные корректно передавались между системами.
